编写标准时如何规范使用“应”“宜”“可”“能”？

编写标准时规范使用“应、宜、可、能”等能愿动词，能够体现标准的专业性和严肃性，确保标准的清晰性、准确性、可操作性、可验证性，避免因用词不当引发歧义、争议或误解，减少执行偏差，维护标准的权威性与一致性。GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》在附录C中对常用能愿动词的规范性使用进行了分类说明，是我们规范使用能愿动词的主要依据。

一、规范性用法

1、要求

表示需要满足的要求应使用表C.1所示的能愿动词。

2、推荐

表示推荐或指导应使用表C.3所示的能愿动词，其中肯定形式用来表达建议的可能选择或认为特别适合的行动步骤，无须提及或排除其他可能性；否定形式用来表达某种可能选择或行动步骤不是首选的但也不是禁止的。

3、允许

表示允许应使用表C.4所示的能感动词。

4、陈述

表示需要去做或完成指定事项的才能、适应性或特性等能力应使用表C.5所示的能愿动词。

表示预期的或可想到的物质、生理或因果关系导致的结果应使用表C.6所示的能愿动词。

二、表述含义的比较

为了对五种能愿动词表述的含义有更深入的了解，以下在同一个句子中使用不同的能愿动词，通过比较更能看清条款类型及其含义的变化：

三、表述含义的辨析

为了更确切地掌握能愿动词及其等表述，以下对能愿动词、相应的等效表述，以及其他相关用词的含义及相互关系进行辨析。

1、“应”与“必须”——不要用“必须”强调要求

“必须”规定要求具有某种强制性，它强调的是法定责任。对于推荐性标准，只有在文件使用者声明符合标准化文件后，才要求他“应”怎样去做，或要求标准化对象“应”符合哪些规定，而不是强迫人或物“必须”遵守或符合某些要求。因此，为了避免将标准化文件的要求与外部的法定责任相混淆，在推荐性标准的条款中，不应使用“必须”代替“应”强调要求。

2、“不应”与“禁止”“不得”——不要用“禁止”“不得”强调要求

“禁止”“不得”也是强制性文件中使用的词语，因此在推荐性标准中，不要使用它们代替“不应”强调要求。也就是说，推荐性标准的条款中不应出现词语“禁止”和“不得”。

3、“不应”与“不能”——不要用“不能”表述要求

这两个能愿动词表述的条款类型是不同的。“不应”表示的是要求型条款，而“不能”表示的是表述能力的陈述型条款。但在日常交流中“不应”与“不能”常常混用，

例如：“你不能这样做！”往往表示的是“你不应这样做”。反映到文件的编写中，常会出现在需要使用“不应”的条款中，却不经意地使用了“不能”。虽然是一字之差，但条款的性质却发生了改变，由要求型条款变成了陈述型条款。

例如：“终结线应排在文件的最后一个要素之后，不能另起一面编排”。这里的“不能”实际上要表述的是“不应”，也就是不准许终结线单独另起一面。但按照能愿动词使用规则，使用“不能”表示客观上实现不了终结线单独另起一面。这显然不正确，因为另起一面客观上不是“不能”，而是文件要求“不应”，即不准许另起一面。所以说，这里的“不能”应改为“不应”，即“终结线应排在文件的最后一个要素之后，不应另起一面编排”。 

4、“不可”与“不必”——不应使用词语“不可”

“不可”没有被 GB/T 1.1 确定成条款表述的能愿动词或等效表述。首先，“不可”在字面上是对能愿动词“可”的否定；而“可”是表述允许型条款的能愿动词。其次，“不可”的含义在某些语境下与“不应”几乎等效，而“不应”是表述要求型条款能愿动词“应”的否定。因此，“不可”与“可”和“应”都有着一定的关系，如果标准化文件中使用了“不可”，容易造成要求型条款、允许型条款的混淆。鉴于此，GB/T 1.1 将“可”的否定形式确定为“不必”“可以不”或“无须”，没有包含“不可”，也没有将“不可”作为“不应”的等效表述。总之，标准化文件中不使用词语“不可”。

5、“应”与“宜”——不要将推荐型条款写成要求型条款

在以国际标准化文件为基础起草国家标准化文件时，经常出现将推荐型条款误写成要求型条款。在国际标准化文件中，使用助动词“should”代表推荐型条款，在形成国家标准化文件过程中，应将其译为能愿动词“宜”，但却经常被译为“应”（“shall”才应该译成“应”），这导致将推荐型条款写成了要求型条款。若不是经过了认真分析后特意要将“宜”（should）改为“应”，而是不经意地将“should”误译成“应”，一字之差使得推荐型条款改成了要求型条款，导致了国家标准化文件与国际标准化文件之间存在技术性差异。

6、“宜”与“可”——注意区分其中“意愿”上的差异

文件中的条款无论使用“宜”，还是使用“可”，该条款都是一个可选择的条款。使用能愿动词“宜”的条款是推荐性条款；使用“可”的条款是允许型条款。使用“宜”与“可”除了表示条款的类型不同外，往往还代表着文件编制方的意愿不同。 

使用“宜”往往表示虽然出于某种客观原因，文件中不能要求文件使用者严格遵守文件中的规定，只能以推荐的方式来表述，然而文件编制方实际上非常希望文件使用者按照文件中“宜”所推荐的去做。而使用“可”有时却表示文件编制方主观上并不想让文件使用者去做文件中允许的内容，但是由于种种原因又不得不允许文件使用者这么做。

7、“可”“能”与“可能”——注意区分所代表的条款类型，不要互相替代

“可”“能”与“可能”都是条款表述所用的能愿动词。它们分别代表不同类型的条款。

 ——“可”是表述允许型条款所用的能愿动词；表示允许、许可等，如：根据需要可在各分项之前使用间隔号或数字编号；

 ——“能”是表述陈述型条款所用的能愿动词，表示材料的、生理的能力、才能，如：酒精能溶于水；鸭能游水，鸡不能游水；

 ——“可能”是表述陈述型条款所用的能愿动词，表示物质、生理或因果关系导致的“可能性”。如，大暴雨可能引发泥石流。 

请注意：“可”的等效表述为“可以”，不是可能；“能”的等效表述为“能够”，也不是“可能”。

总结：编写标准时需根据条款性质规范选择能愿动词，确保“应”用于要求、“宜”用于推荐、“可”用于允许、“能”用于能力陈述，避免混淆或误用，以保证标准的清晰性、可操作性和权威性。